Întrebări și răspunsuri importante la interviu pentru asistent administrativ

Important Administrative Assistant Interview Questions 152708

Iată întrebările și răspunsurile la interviu pentru asistentul administrativ. Companiile din diverse sectoare au nevoie de asistenți administrativi pentru a-și susține echipele și pentru a administra biroul. Să știi la ce să te aștepți în timpul unui interviu pentru Asistent Administrativ te va ajuta să-ți pregătești răspunsurile și te va face să te remarci ca un candidat de calitate.

Ce face un asistent administrativ?

Asistenții administrativi îi ajută pe alți angajați organizând dosare, redactând mesaje, programând întâlniri și asistându-i. Asistenții administrativi folosesc computerele pentru a crea foi de calcul, pentru a compune e-mailuri, pentru a menține baze de date și pentru a pregăti prezentări, rapoarte și publicații.

Ei pot, de asemenea, să negocieze cu vânzătorii, să cumpere consumabile, să gestioneze depozite sau biblioteci corporative și să obțină informații din diverse surse.

2626 număr de înger

• Răspunde la telefon în timp ce se uită la computerul ei este un asistent administrativ.
• Responsabilitățile postului diferă în funcție de experiență, titlul postului și expertiză. Atribuțiile unui asistent administrativ pot include următoarele:
• Organizați înregistrările și mesajele folosind atât sisteme de fișiere pe hârtie, cât și computerizate.
• E-mailurile și e-mailurile primite sunt direcționate și distribuite.
• Răspundeți la scrisorile și e-mailurile standard.
• Răspundeți la mesajele primite și atașați fișiere.
• Pentru a garanta acuratețea, verificați-vă ortografia și punctuația.
• Asigurarea că aparatele de fax, videoconferințele, sistemele telefonice și alte echipamente de birou sunt operaționale.
• Foile de calcul, procesarea de texte, administrarea bazelor de date și alte aplicații pot fi realizate pe computere.
• Completați formularele în conformitate cu politicile companiei.

Abordarea interviului STAR este o metodă de a răspunde la întrebări dintr-un interviu.

Situație, sarcină, acțiune și rezultat (STAR). Abordarea interviului STAR este o modalitate de a aborda întrebările interviului comportamentale în mod succint și clar, cu exemple din viața reală pentru a susține răspunsul dvs. Când răspundeți la o întrebare de interviu cu această strategie, trebuie să caracterizați clar o circumstanță specifică pe care ați întâlnit-o și care este relevantă pentru întrebarea intervievatorului, să descrieți implicarea dumneavoastră în eveniment, să explicați activitățile pe care le-ați întreprins pentru a depăși problema și să descrieți rezultatul final. Această strategie vă permite să răspundeți la întrebare cu un anumit exemplu.

Legate de: Ceea ce te face unic

Întrebări de interviu pentru asistenții administrativi

Iată câteva lucruri pe care le-ați putea cere în timpul unui interviu de angajare de asistent administrativ:

• Care este, după părerea dumneavoastră, datoria asistentului administrativ în birou?
• Care sunt aspectele tale preferate ale lucrului ca asistent administrativ?
• Ce software și echipament de birou știi să folosești?
• În calitate de asistent administrativ, descrie un proiect la care ți-a plăcut să lucrezi.
• Care sunt, în opinia dumneavoastră, cele mai importante talente pentru un asistent administrativ și de ce?
• Descrieți un moment în care a fost necesară discreție în munca dvs. ca asistent administrativ și cum ați tratat circumstanța.
• Ce ai face dacă ți s-ar fi atribuit o sarcină, dar nu ai primi toate instrucțiunile necesare?
• Ce fel de stil de conducere preferi?
• Care crezi că este cel mai dificil aspect al postului de asistent administrativ?
• Povestește-mi despre un moment în care a trebuit să gestionezi un grup uriaș de oameni. Ai reușit să reușești?
• Îmi puteți explica cum gestionați programarea întâlnirilor cu mai mulți supervizori?
• Spune-mi când a trebuit să rezolvi și să finalizezi un proiect provocator.
• Cum arată o zi obișnuită pentru profesioniștii administrativi?
• Care este tehnica ta de menținere a programelor?
• Ați putea ajuta managerii să creeze planuri de dezvoltare profesională?

1. În opinia dumneavoastră, ce funcție joacă asistentul administrativ în birou?

Angajatorii folosesc această întrebare pentru a vedea cât de multe știți despre un post de asistent administrativ la locul de muncă și cum v-ați aborda obligațiile de serviciu. Această întrebare poate ajuta un angajator să înțeleagă cum te vezi în ierarhia locului de muncă dacă te vezi ca un jucător de echipă și apreciezi responsabilități de asistent administrativ . Când răspundeți la această întrebare, încercați să vă concentrați pe cele mai tipice responsabilități de asistent administrativ și de ce poziția este crucială pentru birou.

Exemplu

„Cred că asistentul administrativ este un element important al unei echipe”. Aceștia ajută persoanele pe care le sprijină furnizând informații esențiale după cum este necesar și asigurându-se că totul merge bine, pe lângă ținerea pasului cu activitățile zilnice, cum ar fi depunerea, organizarea și gestionarea programelor.

2. Care sunt aspectele tale preferate ale lucrului ca asistent administrativ?

Oamenii cărora le place ceea ce fac la locul de muncă sunt adesea mai productivi și mai eficienți. Această întrebare permite intervievatorului să afle mai multe despre ceea ce apreciezi la jobul tău ca asistent administrativ și cât de mult îți place munca ta. Când răspundeți la această întrebare, gândiți-vă la unul sau două lucruri despre a fi un asistent administrativ pe care îl iubiți cel mai mult și susțineți-vă răspunsul cu o descriere a unei experiențe recente în care faceți ceea ce vă place cel mai mult.

Exemplu

„Ceea ce îmi place cel mai mult la calitatea de asistent administrativ este să fiu capabil să țin pasul cu tot ce se întâmplă în birou și să fiu o persoană esențială care se asigură că totul funcționează bine”. În fosta mea poziție de recepționer, de exemplu, mi-a plăcut întotdeauna să-mi ajut colegii în planificarea evenimentelor și întâlnirilor importante.'

3. Ce software și echipamente de birou știi să operezi?

Răspunsul dumneavoastră la această întrebare este esențial, deoarece informează angajatorul despre software-ul și echipamentele de birou pe care le-ați folosit anterior și le oferă încredere că veți putea intra direct în responsabilitățile dvs. de muncă cu o pregătire minimă. Identificați aplicațiile software de calculator și echipamentele de birou pe care le-ați folosit în trecut și descrieți gradul de confort cu ele în timp ce răspundeți la această întrebare.

Exemplu

„Sunt un utilizator expert al pachetului de produse Microsoft Office”, de exemplu. Nu numai că am participat la o clasă de calculatoare în școală care sa concentrat pe aceste instrumente, dar în poziția mea anterioară, am folosit zilnic Word și Evernote și săptămânal Excel și PowerPoint. De asemenea, sunt în largul meu cu o varietate de echipamente de birou, cum ar fi un computer, scaner, imprimantă, fax, mașini de ștanțare a corespondenței și telefoane cu mai multe linii.

4. Descrieți un proiect ca asistent administrativ la care v-a plăcut să lucrați.

O altă întrebare pe care o poate pune un intervievator pentru a afla ce vă place cel mai mult la lucrul ca asistent administrativ este aceasta. Această întrebare îi ajută, de asemenea, să înțeleagă cum vă folosiți abilitățile pentru a ajuta la inițiativele la locul de muncă. Pentru că începe cu „Descrie un moment...”, este de preferat să aplici metoda STAR pentru a-l aborda. Astfel, vei putea identifica un anumit proiect la care ai lucrat, poziția ta în el, activitățile pe care le-ai desfășurat, rezultatul proiectului și ce ți-a plăcut cel mai mult la el.

Exemplu

„În angajarea mea ca asistent administrativ pentru un cabinet de avocatură de dimensiuni medii, am lucrat la un proiect pentru a construi un orar zilnic care să coordoneze atunci când echipa a vorbit cu clienții prin e-mail.

Le-am explicat personalului că ar trebui să verifice și să răspundă la e-mailuri de cel puțin două ori pe zi, la începutul și la încheierea turei. Am apreciat să fac asta deoarece am putut contribui la rezolvarea unei probleme. Și unul pe care atât echipa noastră, cât și clienții noștri o experimentau.'

5. Ce talente credeți că sunt cele mai importante pentru munca unui asistent administrativ și de ce?

Utilizați abordarea STAR pentru a discuta despre modul în care ați folosit abilitățile critice ale asistentului administrativ în trecut și cum le veți folosi pentru a contribui la această companie atunci când răspundeți la această întrebare. Răspunsul dumneavoastră îl va ajuta pe intervievator să determine multe lucruri. Includeți talentele pe care le considerați că sunt cele mai importante pentru poziție, de ce sunt necesare acele abilități, cum ați utilizat eficient acele abilități în trecut și cum ați folosi aceleași abilități pentru a contribui la succesul echipei dvs.

Exemplu

— La un asistent administrativ datoria este crucială pentru a se asigura că un birou funcționează corect”, de exemplu. Un asistent administrativ trebuie să aibă abilități excelente de comunicare, de gestionare a timpului și de organizare pentru a garanta că biroul funcționează eficient în orice moment. Ca asistent executiv, obișnuiam să mă ocup de organizarea și monitorizarea programelor a patru directori.

Am realizat acest lucru utilizând o aplicație de programare personalizată pentru a rezerva în mod corespunzător întâlniri și întâlniri pentru fiecare director și apoi le-am comunicat calendarele săptămânal prin e-mail și în persoană în timpul întâlnirii noastre de dimineață. Acest lucru a permis întregului birou să respecte programul. Pot aduce aceste talente similare companiei dumneavoastră pentru a mă asigura că totul merge corect.

6. Descrieți un moment în care a trebuit să folosiți discreția în munca dvs. ca asistent administrativ și cum ați tratat-o.

Asistenții administrativi au frecvent acces la informații sensibile despre locul de muncă și clienții companiei. Această întrebare îi permite angajatorului să vadă dacă puteți rezolva probleme complexe sau delicate, păstrând în același timp discreția și secretul. Când răspundeți la această întrebare, utilizați metoda STAR pentru a găsi o circumstanță specifică în care discreția și confidențialitatea au fost vitale pentru situație și pentru a descrie modul în care ați gestionat-o.

Exemplu

„În calitatea mea de asistent de resurse umane, l-am asistat pe directorul de HR și am aflat despre o reducere planificată a personalului”. Am avut o mulțime de prieteni care lucrau pentru firmă, dar știam că păstrarea structurii și liniștii în birou necesită prudență. Chiar dacă nu știam cine va fi eliberat, știam că se va întâmpla și când. Acesta a fost un moment stresant pentru toți cei din departamentul nostru. Mi-am păstrat secretul și informațiile au fost împărtășite cu restul personalului prin canale adecvate la momentul potrivit.

7. Ce ați face dacă vi s-ar fi atribuit o sarcină, dar nu ați primi toate instrucțiunile necesare?

Această întrebare permite intervievatorului să afle mai multe despre strategia ta de a face față circumstanțelor dificile în care nu există direcții clare. Angajatorul va dori să știe ce abilități de cercetare utilizați pentru a vă da seama cum să efectuați ceva și dacă vă simțiți confortabil să cereți clarificări și ajutor atunci când este necesar. Pentru a răspunde la această întrebare, aveți grijă să vă declarați capacitatea de a efectua cercetări independente pe această temă și de a căuta clarificări atunci când este necesar.

puteți sărați un curcan deja injectat cu soluție

Exemplu

„Dacă mi s-a dat o sarcină și nu primesc instrucțiuni clare, primul lucru pe care l-aș face este să văd dacă aș putea găsi informațiile de care aveam nevoie, efectuând propria mea cercetare, cum ar fi o căutare pe Google”. Dacă mai aveam nevoie de mai multe informații după efectuarea investigației, aș lua legătura cu persoana care mi-a atribuit lucrarea și aș cere clarificări. Înainte de a începe să lucrez la sarcină, m-aș asigura că înțeleg în totalitate ce trebuie făcut și care este termenul limită al sarcinii.

8. Aveți un stil de management preferat?

Această întrebare îl ajută pe intervievator să determine nivelul dumneavoastră de independență la locul de muncă și să determine dacă stilul său de management este compatibil cu preferințele dvs. de muncă. Asistenții administrativi trebuie să fie suficient de autosuficienți pentru a menține biroul să funcționeze fără probleme, cu o supraveghere minimă, dar este, de asemenea, esențial ca preferințele lor de lucru și stilul de management al supervizorului lor să fie de acord. Este esențial să fii sincer cu privire la preferințele tale în timp ce răspunzi la această întrebare pentru a te asigura că postul este potrivit atât pentru tine, cât și pentru companie.

Exemplu

„Prefer un supervizor care îmi oferă cunoștințele de care am nevoie pentru a-mi îndeplini jobul, are așteptări clare și are încredere în mine pentru a îndeplini acele sarcini fără să mă microgestioneze.” Nu am nevoie de cineva care să mă verifice des pentru a mă asigura că rămân pe drumul bun și productiv, deoarece sunt organizat și eficient în gestionarea timpului. Îmi place, de asemenea, feedback-ul ocazional care îmi spune cum mă descurc și, dacă este cazul, îmi fac idei pentru dezvoltare.'

9. Care crezi că este cel mai provocator aspect al postului de asistent administrativ?

Aceasta este o abordare diferită de a te întreba despre defectele tale. Modul în care răspundeți la această întrebare indică intervievatorului dacă puteți identifica și stabili anumite domenii de dezvoltare. Când răspundeți la această întrebare, utilizați metoda STAR să alegi o circumstanță specifică pe care ai găsit-o greu de depășit și să descrii cum ai depășit-o.

Exemplu

„În munca mea anterioară, mi-am dat seama că, dacă nu folosesc un orar clar pentru a-mi gestiona timpul, uneori mă străduiesc să prioritizez misiunile.” Am dificultăți în a lăsa lucrurile deoparte sau în a aștepta pe cineva să termin o sarcină pentru că vreau să fac totul imediat. Am depășit acest lucru făcându-mi un plan bine organizat, care prioritizează proiectele de locuri de muncă în funcție de termenele scadente. Am descoperit că folosirea unui calendar electronic pentru a-mi aranja exact zilele m-a ajutat să țin pe drumul cel bun și să-mi termin munca la timp.

10. Povestește-mi despre un moment în care a trebuit să gestionezi un grup uriaș de oameni. Ai reușit să reușești?

Această întrebare permite intervievatorului să vă evalueze capacitatea de a prioritiza munca, de a face mai multe sarcini, de a respecta termenele limită și de a ajuta eficient o echipă mare. Această întrebare este potrivită pentru solicitanții care nu au mai lucrat ca asistent administrativ, deoarece vă permite să discutați despre capacitatea dvs. de a îndeplini sarcinile fundamentale ale postului, oferind și dovezi dintr-un proiect de echipă la care ați lucrat. La această întrebare, ca și altele, ar trebui să se răspundă utilizând metoda STAR , care vă cere să oferiți un exemplu deosebit de relevant din experiențele dumneavoastră anterioare.

Exemplu

„Sunt excepțional să lucrez în echipe mari și să le ajut într-un mod care să-i ajute să-și atingă obiectivele”, de exemplu. Am făcut parte din echipa de aplauze a liceului meu timp de patru ani, iar în anii mei juniori și seniori, am fost numit căpitan al echipei. Eram responsabil cu coregrafia rutinelor, organizarea de antrenamente și evenimente și de a mă asigura că toți cei din echipă participă la sesiuni și se pregătesc pentru evenimente în calitate de căpitan al echipei. Echipa noastră a concurat în campionatele de stat în ultimul an, iar noi am terminat pe locul doi.'

Cum mă pregătesc pentru un interviu de asistent administrativ?

Iată cum se prepară:

• Cercetați compania în prealabil.
• Consultați fișa postului.
• Exersați utilizarea unui interviu simulat.
• Evidențiați abilitățile tale critice și abilitățile hard.

Ce abilități sunt cele mai importante pentru un asistent administrativ?

Iată care sunt abilitățile de top pe care ar trebui să le aibă toți asistenții administrativi. Un manager de angajare va folosi întrebările de interviu pentru a vă determina capacitatea de a gestiona mai multe sarcini într-un mediu de birou. Și permiteți răspunsurilor dvs. să vă determine potrivirea pentru rolul de asistent administrativ.

• Aptitudini organizatorice.
• Abilități de comunicare.
• Competențe informatice.
• Abilități de management de proiect.
• Abilități de gestionare a timpului.
• Abilități de introducere a datelor.
• Abilități speciale, cum ar fi gândirea creativă, manipularea telefoanelor cu mai multe linii și alte abilități specifice unui loc de muncă.

Cum să răspunzi: „De ce ar trebui să te angajăm” pentru o poziție administrativă?

Managerii de angajare doresc să vadă candidații să înțeleagă ceea ce îi face unici. Folosește experiențele din ultimul tău loc de muncă pentru a descrie ceea ce te face special. Gestionarea mai multor proiecte, finalizarea inițiativelor speciale sau gestionarea culturii biroului. Treceți dincolo de responsabilitățile inițiale ale postului.

Exemplu cu cel mai bun răspuns:

Sunt foarte organizat, cum ar fi ca lucrurile să meargă mai eficient și am peste zece ani de experiență în acest domeniu. Continui să lucrez în acest domeniu pentru că îmi place. În calitate de asistent administrativ, consider că munca mea asigur că un birou complet funcționează bine și este responsabilitatea mea să fac acest lucru.

Cum ar trebui să răspundă un asistent administrativ „Spune-mi despre tine” într-un interviu de angajare?

Ar trebui să vă explicați calificările educaționale, experiența de muncă și talentele ca răspuns la „spune-mi despre tine”.

De exemplu, „Sunt un absolvent de administrare a afacerilor care a lucrat ca asistent administrativ timp de cinci ani”.